Comment faire face aux Contrôles fiscaux des comptabilités informatisées?

Comment faire face aux Contrôles fiscaux des comptabilités informatisées (CFCI) ?

I - Origine du contrôle des comptabilités informatisées

L'administration fiscale a depuis longtemps pris conscience de la nécessité d'adapter ses méthodes de vérification de comptabilité face à la généralisation de l'utilisation de l'informatique dans la tenue de la comptabilité et la préparation des états financiers et des déclarations fiscales.

La loi de finance pour 1982 a ainsi permis aux agents des impôts de contrôler la documentation et l'exécution des traitements réalisés par les entreprises avec en particulier la mise en place des « tests de fiabilité ». La loi du 29 décembre 1989 est venue renforcer le dispositif. C'est ainsi que des sanctions lourdes ont été prévues en cas de manquement aux nouvelles règles en vigueur et que les agents des impôts se sont vus doter de procédures d'investigation plus souples.

Depuis les années 2000, l'administration a fait du contrôle informatisé des comptabilités une de ses priorités. Celle-ci est réaffirmée dans son contrat de performance pour la période 2006-2008. Cette volonté s'est aussi traduite sur le terrain par la mise en place de neuf brigades, appelées BVCI (brigade de vérification des comptabilités informatisées) qui regroupent 70 agents. A terme il ne peut être exclu que les 6 500 agents de la DGI, qui effectuent des contrôles fiscaux à temps plein, soient invités à intégrer dans leurs contrôles la vérification des procédures informatiques utilisées pour préparer les documents comptables et les déclarations fiscales des sociétés vérifiées.

II - Des textes en constante évolution

Face au développement exponentiel des processus de gestion informatisés, les lois de 1982 et de 1989 sont rapidement apparues inadaptées. Deux nouvelles instructions ont été publiées par l'administration en 1991 et en 1996. Mais celles-ci n'ont guère amélioré la situation.

L'administration a donc pris l'initiative de créer dès 1998 le « contrôle ACL » permettant aux vérificateurs de contrôler les documentations informatiques des PME/PMI. Jusqu'alors seuls les agents de BVCI étaient suffisamment spécialisés pour mettre en œuvre ces procédures. Cet outil, d'une réelle complexité, n'a pas eu le succès escompté. Néanmoins cette tentative a permis à l'administration d'affirmer sa volonté d'intégrer largement la composante informatique dans ses méthodes de contrôle des comptabilités informatisées.

Une instruction publiée le 24 janvier 2006 a mis en place la nouvelle doctrine de l'administration fiscale dans le cadre de la vérification des comptabilités informatisées.

Il ressort de cette instruction que l'administration demande à ce que toutes les données et tous les traitements effectués pendant les années non prescrites soient mis à la disposition des vérificateurs. Ces données doivent être accompagnées d'une documentation permettant aux contrôleurs de comprendre les modalités de fonctionnement des systèmes d'information utilisés.

Au regard de cette instruction une entreprise qui ne serait en mesure de ne présenter qu'une comptabilité «papier» établie à l'aide de procédés informatiques pourrait éventuellement être sanctionnée pour défaut de présentation de comptabilité ou même pour opposition à contrôle fiscal. L'administration serait alors en mesure d'évaluer d'office les bases d'imposition concernées.

En mars 2008, une nouvelle instruction 13 L-2-08 a complété l'instruction du 24 janvier 2006 en autorisant notamment les contribuables à satisfaire à l'obligation de présentation des documents comptables prévue par l'article 54 du code général des impôts, en remettant sous forme dématérialisée une copie des fichiers des écritures comptables (Article L 47 A I du Livre des Procédures Fiscales).

III - Une obligation de vigilance de tous les instants pour les entreprises

En matière de comptabilité informatisée, les entreprises doivent donc faire montre d'une très grande vigilance. Elles doivent s'assurer qu'elles respectent en permanence les règlementations en vigueur (lois fiscales, instructions, Plan Comptable Général...) et vérifier que, conformément à ce que préconise l'article 420-5 du PCG, leurs logiciels enregistrent bien chronologiquement les écritures du livre journal et du livre d'inventaire. Comme le prévoit la législation comptable, ces écritures doivent être irréversibles (art. 420-5 PCG) et doivent pouvoir être mobilisées pour la présentation du livre journal, du grand-livre et du livre d'inventaire (article 410-6 du PCG). En outre, le logiciel doit utiliser une procédure de clôture périodique comme l'exige l'article 420-6 du PCG.

Concernant la révision comptable, il est important que l'entreprise puisse garantir la permanence du chemin de révision comptable entre pièces justificatives et écritures comptables (c'est une des exigences de l'article 410-3 du PCG) et qu'elle puisse disposer de la documentation relative aux procédures utilisées et à l'organisation des travaux comptables pour tous les exercices non prescrits susceptibles d'être vérifiés (article 410-2 du PCG).

Au plan fiscal, il est nécessaire, comme l'exigent les articles L 13 et L 102 B du LPF, de sauvegarder l'ensemble des informations ayant permis d'établir la comptabilité et les déclarations fiscales afin qu'elles puissent être restituées le cas échéant. En outre, toute la documentation relative aux outils informatiques utilisés dans le processus comptable doit pouvoir être mise à disposition d'un vérificateur.

IV - Les six contrôles minimum

Afin de s'assurer que l'entreprise est en mesure de satisfaire aux demandes de l'administration, il devrait être procédé au minimum aux six contrôles suivants :

1.       Ai-je à ma disposition une documentation écrite relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements effectués par mon logiciel comptable pour l'ensemble des années non prescrites permettant à l'administration fiscale de comprendre le fonctionnement de mon système ?

2.       Mon logiciel comptable assure-t-il un enregistrement définitif, chronologique et irréversible des écritures comptables dans le livre d'inventaire et dans le livre journal par une procédure de validation qui interdit toute suppression ou modification de l'enregistrement ?

3.       Mon logiciel me permet-il d'éditer un grand-livre, un livre journal et un livre d'inventaire ?

4.       Mon logiciel dispose-t-il d'une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements à l'expiration de chaque période ?

5.       Suis-je en mesure de reconstituer un chemin de révision entre les données entrées, les comptes, les états et les pièces justificatives.

6.       Ai-je à ma disposition et je suis en mesure d'accéder à toutes les informations, notamment sur support informatique, qui ont permis d'établir la comptabilité et les déclarations fiscales pour l'ensemble des années non prescrites ?

Altexis

http://www.juritravail.com/Actualite/la-procedure-d-un-controle-fiscal/Id/2139