La communication écrite

  LA COMMUNICATION ECRITE

Dans la correspondance des affaires, le message transmis est irréversible ; il a un caractère définitif et permanent, une valeur probante. Les informations transmises peuvent être complexes et détaillées et ne nécessitent que rarement une réponse rapide et immédiate.

L'acteur principal : le lecteur

Rédiger est rarement perçu comme une activité sociale. Et pourtant, 90% des impressions que nous gardons d'un écrit sont celles qui nous marquent pendant les 90 premières secondes ! C'est pourquoi nous ne devons jamais perdre de vue le lecteur. C'est autour de lui que doivent s'agencer toutes nos préoccupations qui sont dès lors de recréer artificiellement la convivialité et l'interactivité de l'échange oral. Ce n'est en effet qu'en essayant de mieux communiquer avec le lecteur, de se rapprocher de lui que nous arriverons à atteindre notre objectif. A cette fin, nous devons tâcher de nous libérer de l'emprise du sujet, de nous mettre à la place de celui qui nous lit et d'anticiper ses réactions. Veiller à ne jamais perdre de vue son système de valeurs, son référentiel et son milieu sont autant de moyens pour éviter que l'information véhiculée ne l'ébranle et nous empêche d'atteindre notre objectif. Nous ne négligerons pas non plus ces quelques outils susceptibles de capter son attention : s'adresser directement à lui, personnaliser l'écrit, rendre le récit réaliste, par exemple

Trouver son style...

Le but de tout écrit est de donner au lecteur toutes les informations nécessaires de la manière la plus brève et la plus claire possible en restant toutefois extrêmement précis. Tout écrit, dont le but premier est d'instaurer la communication, sera rapidement rendu rébarbatif par des structures lourdes, des tournures compliquées, des formes grammaticales complexes ou encore des expressions désuètes.

Tâchons donc de produire un texte aéré qui aura l'avantage de rendre la lecture aisée et le message accessible et compréhensible. A nous de tirer profit des différents moyens de la mise en page et de l'édition mis à notre disposition pour optimiser nos courriers et installer le lecteur dans un climat propice à la communication.

...et organiser ses idées

Pour la plupart d'entre nous, démarrer un écrit déclenche un blocage qui nous fait confondre la zone de liberté que représente la page blanche avec une zone à haut risque. Il peut en être autrement. En effet, si nous abordons le sujet en définissant clairement notre objectif, nous pouvons jeter en vrac nos idées sur une feuille, les relier entre elles par des liens associatifs et les organiser en unités de sens logiques. Notre texte s'ordonne alors selon un plan progressif composé de parties successives qui s'enchaînent suivant une logique conforme aux objectifs visés. Les différentes unités de sens - correspondant bien entendu à l'introduction, aux différents paragraphes et à la conclusion - sont reliées entre elles par des articulations (mot lien) et des transitions (phrase) qui rendent le texte fluide et agréable.

Le lecteur peut ainsi suivre aisément un circuit de lecture fléché, un parcours organisé soigneusement lui permettant de se promener à travers le texte avec un maximum d'aisance et de repérer les points essentiels du message transmis.

Extraits du texte de Sylvia VAN LEQUACK paru dans la revue "Gagnez Magazine"

Source internet : association belge des secrétaires