Méthodologie PV

Méthodologie Procès verbal

Voici un extrait d'un site canadien : http://66.46.185.79/bdl/gabarit_bdl.asp?id=4174

Le procès-verbal est, malgré son nom, un acte écrit qui relate officiellement ce qui a été discuté et décidé au cours d'une séance, d'une assemblée, d'une réunion. Son objectif est, en quelque sorte, d'être un « témoin » et de servir de référence dans l'avenir. Le procès-verbal se distingue du compte rendu surtout par son caractère officiel.

La rédaction d'un procès-verbal est souvent une obligation officielle ou réglementaire, soumise à une présentation formelle particulière. Dans un procès-verbal de réunion ou d'assemblée, on donne le nom des personnes présentes, des personnes absentes, ainsi que celui des personnes invitées (le ou la secrétaire peut faire circuler une liste sur laquelle les participants inscrivent leur nom pour éviter les erreurs); le lieu, la date et l'heure de la réunion y sont rappelés. Puis, chacun des points à l'ordre du jour est repris et, le cas échéant, on y fait état de l'essentiel des discussions et des décisions, ainsi que des engagements, nominations, instructions et résolutions adoptés par les personnes participantes. Le procès-verbal se termine généralement par la mention de la date, du lieu et de l'heure de la prochaine réunion puis de l'heure à laquelle la séance a été levée.

Le procès-verbal est rédigé par le ou la secrétaire de l'assemblée, qui doit observer l'ordre chronologique du déroulement de la réunion et respecter fidèlement ce qui s'y est dit. Il doit être approuvé par les participants ou les membres de l'assemblée, généralement lors de la prochaine réunion, après que ceux-ci en ont pris connaissance, et signé par le président ou la présidente et le ou la secrétaire, ou seulement par le ou la secrétaire. Dans le cas où les deux signatures sont apposées, elles sont disposées côte à côte, la signature de droite étant celle de la personne occupant le poste le plus élevé.

Le procès-verbal se fait en deux étapes : une étape préparatoire qui consiste à prendre des notes et une étape de rédaction qui consiste à mettre en forme les notes prises pendant la réunion.

La prise de notes peut sembler un exercice difficile, surtout lorsque les décisions qui ne font pas l'unanimité sont à l'origine de discussions houleuses. Avec le temps, cependant, on apprend à ne retenir que l'essentiel. On peut recourir à un certain nombre de procédés destinés à faciliter la prise de notes, par exemple : constituer son propre code d'abréviations; se garder des marges et des interlignes pour les ajouts; n'utiliser que le recto des feuilles; noter, sur un formulaire conçu à cet effet, les éléments d'une proposition, d'une décision, d'un vote .

Le style du procès-verbal doit être précis et le contenu, objectif. Il est rédigé au temps présent et à la forme impersonnelle, l'emploi du je ou du nous ne peut être admis que lorsque des interventions (mises entre guillemets) sont rapportées. Les échanges de registre familier doivent être rapportés dans un style plus neutre, sans trahir l'esprit de la discussion. La rédaction d'un procès-verbal exige que l'on soit capable de saisir l'essentiel d'une intervention et de le transmettre en peu de mots. Pour les discussions, on peut choisir de s'en tenir au strict minimum; en revanche, on note intégralement le contenu des propositions et des décisions. La mise en évidence des textes des propositions et des décisions est recommandée pour en indiquer l'importance et attirer le regard du lecteur; pour ce faire, on peut utiliser des encadrés, des caractères gras ou des mises en retrait. Lorsque les propositions contiennent des prémisses telles que attendu que ou considérant et que les recommandations qui en découlent commencent par il est proposé que ou il est décidé, ces formules conventionnelles s'écrivent souvent en majuscules. Les votes doivent également être rapportés fidèlement en donnant le nombre de personnes qui ont voté pour ou contre une proposition ou en précisant si la proposition a été adoptée à l'unanimité, à la majorité ou si elle a été rejetée, de même que les personnes qui ont proposé et appuyé la proposition.

En général, un procès-verbal contient les éléments suivants :

- nom du comité, conseil, etc.;

- titre de la réunion;

- date, heure et lieu de la réunion;

- liste des personnes présentes, absentes et invitées (par ordre alphabétique);

- vérification du quorum (lorsque cette condition est requise);

- nom de la personne qui assume la présidence et celui du ou de la secrétaire;

- lecture et adoption de l'ordre du jour;

- lecture (s'il y a lieu) et adoption du procès-verbal de la dernière réunion;

- points à l'ordre du jour;

- questions diverses;

- date, heure et lieu de la prochaine réunion;

- clôture de la séance.

Un procès-verbal est aussi un acte rédigé par un agent de l'autorité dans lequel il consigne ce qu'il a fait, vu ou entendu dans l'exercice de ses fonctions. Ainsi en est-il des procès-verbaux de contravention, d'interrogatoire ou d'enquête. Ils se présentent souvent sous la forme d'un formulaire précis.

Le terme procès-verbal est utilisé le plus fréquemment avec les verbes et les noms suivants : inscrire, consigner, annexer quelque chose au procès-verbal; approuver, rédiger un procès-verbal; la rédaction, la lecture, l'adoption d'un procès-verbal. L'expression dresser un procès-verbal est employée lorsqu'il s'agit d'un acte rédigé par une autorité pour constater une infraction, par exemple. Dans le cas d'un réunion, on rédige un procès-verbal.