PV avec exemple

Lorsqu'il rédige un procès-verbal, le secrétaire doit être placé de façon à voir les participants et à entendre clairement ce qu'ils disent. Autrement, il aura du mal à suivre la discussion et fera perdre du temps à faire répéter ce qui s'est dit.

Les points à l'ordre du jour devraient être numérotés. Ainsi, en rédigeant le procès-verbal, le secrétaire pourra les identifier. Il les annexera ensuite au procès-verbal (voir l'exemple) avant de classer le tout.

Le procès-verbal doit être aussi bref que possible, sans que l'exactitude en souffre. Le type de procès-verbal, ainsi que les points à l'ordre du jour, peut être décidé par le groupe ou encore par le président et le secrétaire.

Le procès-verbal type devrait mentionner :

1. Le nom de l'organisation ou du comité.
2. Le lieu et la date de l'assemblée.
3. Les membres présents et le nom du président d'assemblée. Dans le cas de groupes nombreux, il sera plus facile de mentionner les absents.
4. L'adoption du procès-verbal de la dernière assemblée.
5. Les sujets discutés et toutes les décisions prises. Les questions d'affaires devraient être subdivisées en questions différées et en affaires nouvelles. Les questions différées se rapportent habituellement à des points du procès-verbal de la dernière assemblée. Les affaires nouvelles se rapportent à des points dont le comité ou l'organisation n'a pas encore traité. Lorsque l'on consigne les points discutés, on doit aussi noter chaque proposition, le nom de son auteur, le nom de celui qui l'appuie et la décision prise (adoption ou rejet).
6. Les points à l'ordre du jour de l'assemblée suivante : questions en suspens ou tâches confiées à des sous-comités. La liste sert d'aide-mémoire au comité ou à l'organisation.
7. L'heure et le lieu de l'assemblée suivante.
8. La signature du président et du secrétaire.

L'exemple qui suit comprend tout ce qui précède et illustre comment on peut classer le procès-verbal et l'ordre du jour pour s'y référer facilement.

Société D'Agriculture De Touteville Assemblée Des Directures

Le 11 janvier 1995, 20 h, Centre communautaire de Touteville.

Ordre Du Jour

1. Ouverture de la séance.
2. Lecture du procès-verbal de l'assemblée précédente.
3. Questions différées.
   3.1 - Proposition relative à la modification de la date de la Foire du printemps.
4. Affaires nouvelles.
   4.1 - Les délégués à la conférence des directeurs.
   4.2 - Rapport du comité de promotion.
   4.3 -
5. Ordre du jour de l'assemblée suivante.
6. Date de l'assemblée suivante.
7. Clôture de la séance : 22 h 30.

Procés-Verbal De La Société D'Agriculture De Touteville Assemblée Des Directeurs

1. L'assemblée a été convoquée par le président, M. A., qui a souhaité la bienvenue à l'assistance. Absence motivée, M. B.

2. Le procès-verbal du 6 décembre 1994 a été lu, corrigé et accepté.

3. Questions différées.

3.1 -

Précédent - Suivant>>