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Information et concepts associés

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Écrit par Laurence Monaco   

 Pour commencer

Un extrait de : http://geronim.free.fr/ecoent/cours/la_collecte_dinformation.htm

Introduction

Une entreprise ne pourra survivre que si elle dispose d’un ensemble d’informations suffisantes (information disponible, pertinente, fiable, précise et récente) pour pouvoir agir avec efficacité c’est à dire prendre les bonnes décisions au bon moment. La mise en place d’un système d’information est donc essentiel.

 1. Nature et rôle de l’information pour une entreprise :

             On peut définir l’information comme étant un « élément de connaissance susceptible d’être codé pour être conservé, traité ou communiqué » (Le petit Larousse illustré, 1996).

            Pour l’entreprise, le terme d’information fait référence à un ensemble de connaissance de nature différente dont le rôle est essentiel à différentes phases de la prise de décision.

  1.1 La nature de l’information collectée par une entreprise

Les sources d’information pour une entreprise sont nombreuses et proviennent entre autre :

 

Les informations d’ordre comptable permettent tout à la fois d’avoir une idée sur la situation patrimoniale d’une entreprise (ensemble de ses avoirs et de ses dettes), sur sa capacité à dégager un profit (compte de résultat) mais permet aussi de calculer ses coûts de production (comptabilité analytique) et de fournir une idée de ses marges de manœuvre futures (analyse financière).

 

 

Les informations d’ordre commerciales (provenant du réseau de vente de l’entreprise) permettent à cette dernière de mesurer le niveau d’adéquation entre la production d’une entreprise et la demande qui lui est adressée, permet d’évaluer l’impact d’une politique de prix ou de fournir des informations quant aux évolutions des modes de consommation (évolution de la part de marché…).


 

 

Les informations d’ordre technique permettent à l’entreprise de définir son mode de production en tenant compte entre autre des contraintes qui y sont associées (planification des tâches…). La maîtrise de ces informations techniques est indispensable pour définir un processus productif le plus efficace possible. De plus, le suivi des innovations techniques permet de modifier le plus rapidement possible l’organisation du système productif de manière à pouvoir conserver un avantage compétitif dans ce domaine.

 

 

L’information d’ordre social permet est indispensable dans le sens ou elle détermine le champs d’action des différents acteurs de l’entreprise soit au travers de la définition claire des fiches de poste (qui fait quoi, sous le contrôle de qui…) soit au travers de la connaissance des droits et devoirs relatifs à ces différents acteurs (code du travail…).

 

 

L’information d’ordre juridique est essentielle lors par exemple de la création de l’entreprise (aspects juridiques de l’entreprise) mais aussi plus généralement car elle détermine le cadre dans lequel l’entreprise va exercer son activité (activité licite/illicite, pratiques anticoncurrentielles, règles environnementales…).

 

Les sources d’information sont donc multiples et ce large champs d’application s’explique aussi par le rôle que cette information joue au niveau d’une entreprise.

  1.2 Le rôle de l’information pour l’entreprise

 L’information joue un triple rôle dans une entreprise :

 

 

A l’amont de la prise de décision : la collecte d’information doit être la plus complète possible dès qu’une entreprise souhaite prendre une décision que celle ci soit opérationnelle ou stratégique. D’une part, une décision ne sera pertinente que si elle repose sur un ensemble d’informations disponibles, pertinentes, fiables, précises et récentes. D’autre part, par ce que cette collecte d’information permet de définir le plus précisément possible les choix qui se présentent à l’entreprise lors de sa prise de décision. Que l’information soit incomplète ou de mauvaise qualité et alors l’entreprise pourra être amenée à prendre une décision contraire à ses intérêts à court, moyen ou long terme.

 

 

Après la prise de décision : il ne faut pas oublier que l’entreprise doit être capable, après avoir pris une décision de la transmettre à l’ensemble des membres de l’organisation de manière à ce qu’elle soit comprise, acceptée et appliquée par tous en conformité avec l’objectif défini. Une mauvaise compréhension de l’information transmise en interne voire une transmission incomplète de l’information peut amener les membres de l’entreprise à agir dans le sens contraire au but poursuivi par l’entreprise ce qui est la source de nombreux dysfonctionnements internes qui peuvent avoir de graves conséquences sur la survie même de l’entreprise.

 

 

Dans le suivi des conséquences de la prise de décision : enfin, la collecte d’information va permettre à l’entreprise de mesurer à posteriori l’efficacité des décisions prises dans le passé ce qui nécessite de déterminer des critères d’évaluation de la pertinence d’une décision que ce soit sur la santé financière de l’entreprise (amélioration des bénéfices), sur l’amélioration de sa compétitivité (variation du chiffre d’affaire, de sa part de marché…) ou encore sur l’adaptation de son processus productif (augmentation des pannes, des stocks, réactivité de l’appareil productif à la décision prise…).

 

Comme nous le voyons, disposer d’informations est vital pour l’entreprise, mais ceci ne se limite pas à la mise en place d’un système de collecte d’information, encore faut-il que l’entreprise soit en mesure d’exploiter correctement les informations ainsi disponibles. Ceci passe par la mise en place d’un véritable système d’information.

2. La définition d’un système d’information

             La mise en place formelle ou informelle d’un système d’information dans l’entreprise répond à la nécessité de gérer l’information d’une manière efficace (si l’on se réfère à l’étymologie, le mot « information » vient du verbe latin « informare » qui signifie « mettre en forme »). Autant que la collecte d’information, sa gestion dans l’entreprise est essentielle.

La gestion de l’information dans l’entreprise suit plusieurs étapes :

 

 

Collecte de l’information :

 

 

Saisie de l’information :

Il faut par la suite saisir les informations c’est à dire les enregistrer sur divers supports de manière à pouvoir les conserver. Ceci nécessite souvent au préalable de définir les modalités de cette saisie (quelle information saisir, de quelle manière, sur quel support etc…). Exemple : la saisie d’un appel téléphonique doit comprendre le jour et l’heure de l’appel, la qualité du message (urgent, non urgent), l’origine du contact, le nom du contact, sa fonction, le contenu du message, les coordonnées du contact. L’ensemble de ces informations peut donner lieu à la rédaction d’un formulaire type de prise de message permettant de ne pas oublier certaines informations ou de faciliter leur traitement futur.

 

 

Traitement de l’information :

Un décideur ne peut pas se contenter de l'information brute, il est donc nécessaire de procéder à un traitement de l'information obtenue de manière à pouvoir en retirer les informations-clés utiles à l'entreprise. Car l'un des problèmes rencontrés par un décideur est l'existence d'un flux d'informations de plus en plus importants qu'il est indispensable de savoir classer et hiérarchiser selon leur degré d'importance pour n'en retirer que les éléments utiles à la prise de décision.
 
 

 

Diffusion de l’information :

L'utilité de la mise en place d'un système d'information réside, il ne faut pas l'oublier dans sa capacité à donner des éléments indispensables à la prise de décision. Il est donc important d'identifier les destinataires finaux du processus de collecte d'information et de mettre en place des processus efficaces de diffusion de l'information au sein de l'entreprise.

 

 Un autre cours sur :http://www.ecogesam.ac-aix-marseille.fr/Resped/stg/infocom/stage/part-c.doc

 

Dernière mise à jour : ( 03-11-2010 )
 
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