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Le SI comptable

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Écrit par Laurence Monaco   

le système d'information comptable

A.  Définition

Le système d'information (SI) est l'ensemble des informations circulant dans l'entreprise et des moyens (humains, matériels, méthodes) mis en œuvre pour les gérer.

B.  Les quatre fonctions du système d'information

1)       Recueillir l'information de sources externes et internes.

2)       Mémoriser l'information (elle doit être stockée de manière durable et stable).

3)       Exploiter l'information (consulter, organiser, mettre à jour les informations ou en produire de nouvelles).

4)       Diffuser l'information.

C.  Finalités

1)       Le SI aide à la prise de décision.

2)       Le SI est un outil de contrôle de l'organisation

3)       Le SI permet de coordonner l'activité des différentes composantes de l'entreprise.

II.  Le système d'information comptable (SIC)

A.  Particularités des informations comptables

Les informations comptables à enregistrer ont un certain nombre de particularités :

Information comptable externe

 

·      Date (le jour de l'événement comptable)

·      Nature (le type d'opération : ventes, achat, règlement, etc.)

·      Montant exprimé en euros.

·      Le tiers ou la contre-partie concernés (clients, fournisseurs, banque, salariés, services fiscaux, etc.)

·      Document justificatif (Factures, reçus, tickets, etc.)

·     L'activité de l'entreprise qui est à l'origine de l'opération

 

La comptabilité financière enregistre essentiellement des transactions avec des tiers extérieurs à l'entreprise, mais aussi des informations internes (virements entre comptes, prise en compte des amortissements et des provisions).

La comptabilité de gestion prend en compte essentiellement les informations internes à l'entreprise et s'appuie sur les informations produites par la comptabilité financière.

B.  Le traitement des informations comptables

Les informations comptables doivent être enregistrées dans les comptes en respectant le principe de la partie double.

L'enregistrement chronologique des opérations s'effectue dans un journal comptable qui regroupe, pour une même opération, l'ensemble des emplois et des ressources concernés. Cet enregistrement s'appelle une écriture.

Chaque écriture provoque la mise à jour de chacun des comptes concernés. Les comptes forment donc une base de données mise à jour à chaque écriture comptable. Cette base de données peut être synthétisée dans un document comptable indispensable aux opérations de contrôle : la balance.

Dans le journal :           Total colonne débit = Total colonne crédit

Dans la balance, les comptes sont classés dans l’ordre du plan comptable.

CONTROLE : Total colonne débit = Total colonne crédit = Total du journal

Total colonne soldes débiteurs =Total colonne soldes créditeurs

1.   De la balance aux documents de synthèse

Les documents de synthèse sont élaborés à partir de la balance.

Résumé des règles de fonctionnement des comptes :

a)   Le bilan

Le bilan est un tableau représentant la situation d’une entreprise à une date donnée : constat de la situation actuelle, la résultante du passé et les perspectives.

BILAN

 

ACTIF (Patrimoine = biens et créances)

 

PASSIF (Origine des ressources de l’entreprise)

 

ACTIF IMMOBILISE :

     Immo incorporelles

     Immo corporelles

     Immo financières

 

Classe 2

Tous les comptes

 

CAPITAUX PROPRES :

    Capital

    Réserves

    Résultat (bénéfice / perte)

 

Classe 1

Compte 10-11-13-14

120/129

 

ACTIF CIRCULANT :

     Stocks et En cours

     Créances

     Trésorerie

 

 

Classe 3

Classe 4

Classe 5

Comptes à solde débiteur

 

DETTES

    Financières

    D’exploitation

 

 

 

Compte 16, 17

Classe 4 & 5

Comptes à solde créditeur

 

Total Actif

 

Total Passif

 

L’équilibre est vérifié par Actif = Passif ou Emplois = Ressources.

b)   Le compte de résultat

Le compte de résultat mesure l’activité de l’entreprise ; il permet de dégager un résultat.

Le résultat est la différence entre le total des produits et le total des charges.

Le résultat peut être un bénéfice (solde créditeur) si produits>charges.

Le résultat peut être une perte (solde débiteur) si charges > produits.

Le résultat est reporté au passif du bilan.

Structure schématique du compte de résultat :

Compte de résultat

 

CHARGES

 

Comptes

 

PRODUITS

 

Comptes

 

D’exploitation

 

60 à 65

 

D’exploitation

 

70 à 75

 

Financières

 

66

 

Financiers

 

76

 

Exceptionnelles

 

67

 

Exceptionnels

 

77

 

Bénéfice

 

 

 

Perte

 

 

 

C.  Organisation des traitements comptables

Dans la mise en œuvre d'une comptabilité, il faut :

Dans un premier temps, créer le plan de comptes qui sera utilisé (PCG et caractéristiques de l'entreprise),

Ensuite, au jour le jour :

Analyser les transactions économiques à partir des pièces justificatives qui seront contrôlées et classées (par dossiers et en fonction de leur date = ordre chronologique) et les traduire en écritures comptables,

Enregistrer chronologiquement ces écritures dans le journal,

Reporter les informations dans les comptes.

1.   Le système "classique" de traitement des données comptables

Ce type de traitement n'est cependant possible que lorsqu'une seule personne tient la comptabilité de l'entreprise. Il n'y a qu'un seul journal et un seul grand livre qu'il est difficile de partager. De plus, l'essentiel du travail comptable est concentré sur les transactions (Achats/Ventes) qui peut représenter jusqu'à 80 des enregistrements comptables. Le système montre alors vite ses limites.

Cf. ci-dessous : schéma de traitement "classique" des données comptables

2.   Le système " centralisateur" de traitement des données comptables

Ce système permet à plusieurs comptables de travailler sur la même comptabilité en partageant les tâches. Chacun peut alors se spécialiser dans un domaine. Il permet donc, une plus grande productivité et d'affecter davantage de personnel sur les activités les plus importantes.

Dans ce système, le journal classique est divisé en journaux auxiliaires spécialisés, créés en fonction des besoins de l'entreprise.

Les journaux auxiliaires qui sont créés en pratique sont :

·         le journal des ventes (ou journal des clients) ;

·         le journal des achats (ou journal des fournisseurs) ;

·         le journal de caisse ;

·         le journal de banque;

·         le journal des opérations diverses (dit des OD).

Le travail se partage en deux temps :

1)      Tous les jours, les opérations comptables sont enregistrées dans les journaux auxiliaires qui les concernent et reportées automatiquement au grand-livre. Chaque client et chaque fournisseur se voient attribuer un compte individuel qui va permettre de suivre de manière précise les créances et les dettes ; ces comptes individuels sont regroupés dans un grand-livre auxiliaire des clients et un grand-livre auxiliaire des fournisseurs.

2)      Au moins une fois par mois (PCG article 410‑7), les opérations enregistrées dans les journaux auxiliaires sont centralisées dans le journal général. On édite un relevé nominatif des clients et des fournisseurs et on réalise une balance générale de contrôle.

Cf. ci-dessous : schéma de traitement des données comptables en système centralisateur

 

D.  Architecture des SIC

Architecture du système
d'information comptable

 

=

 

Architecture informatique

+

Organisation comptable

 

Les diverses architectures des systèmes d'information comptables

Type de système d'information comptable

 

Architecture informatique

 

Organisation de la comptabilité

 

Taille de l'entreprise

 

Comptabilité autonome

 

Micro‑ordinateur autonome

Progiciel comptable

 

Saisie manuelle

Axe réglementaire

 

Petite

 

Comptabilité semi‑intégrée

 

Réseau local

Applications fonctionnelles "interfacées"

 

Génération automatique des écritures comptables

Axe réglementaire et axe gestion

 

Moyenne à grande

 

Comptabilité intégrée

 

Architecture client-serveur

Applications "intégrées"

 

Saisie unique des événements

Axes d'analyse multiples

 

Grande à très grande

 

1.   Comptabilité générale autonome

Les données proviennent des autres applications sous forme de documents « papier » ou sur des supports magnétiques. Les autres opérations sont saisies directement à partir des pièces comptables. Le service comptable exerce ainsi un contrôle direct sur toutes les données saisies

2.   Comptabilité semi-intégrée

Dans une comptabilité semi-intégrée et a fortiori dans une comptabilité intégrée, la saisie ne s'effectue plus uniquement sur les pièces de base. Elle se fait à partir des événements réels soit automatiquement, soit par des personnes qui, en général, ne sont pas des comptables.

3.   Comptabilité intégrée (Cf. cours ERP P10)

Dans une comptabilité intégrée, les modules comptables sont difficiles à distinguer des modules dits opérationnels. Les écritures comptables sont un "sous-produit" des opérations traitées en amont. La pièce justificative et l'enregistrement comptable correspondant sont alors séparés par un processus long et parfois difficile à comprendre.

Les trois caractéristiques d'une comptabilité intégrée sont :

 

une saisie unique et multidimensionnelle des événements qui repose sur les notions de "clé comptable" et de "référentiel" :

a)   Notion de clé comptable

Elle est le point de départ des analyses multicritères.

Grâce à la codification, il est possible d'obtenir de nombreuses combinaisons de regroupements d'informations.

b)   Notion de référentiel

Il contient des renseignements sur les structures des données et sur les modalités de regroupement. Un référentiel conduit donc à élaborer un langage de gestion commun unique.

C'est un moyen de garantir la cohérence et la fiabilité des informations que l'on trouvera à tous les niveaux de l'entreprise.

 

une interdépendance entre la comptabilité financière et la comptabilité de gestion :

La comptabilité intégrée traite dans un même cadre la comptabilité financière et la comptabilité de gestion.

 

une amplification des risques dus à la complexité des systèmes :

Le PCG prévoit pour renforcer :

 

La sécurité :

 

Instauration d'une procédure de validation interdisant toute modification ou suppression d'un enregistrement comptable

Instauration d'une procédure de clôture périodique interdisant les insertions ou additions d'enregistrements comptables et figeant la chronologie

Autorisation de pièces justificatives dématérialisées, à condition que la restitution en clair soit possible

 

Le contrôle :

 

Nécessité d'une documentation sur l'analyse, la programmation et l'exécution des traitements, permettant en particulier de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d'enregistrement et de conservation des écritures.

 

Dernière mise à jour : ( 30-03-2017 )
 
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